Zespół HR planuje strategię pozyskiwania talentów przy tablicy z harmonogramem zatrudnień

Talent acquisition: co to jest i czym różni się od klasycznej rekrutacji

Wakat się pojawia, dział HR publikuje ogłoszenie, przegląda CV, organizuje rozmowy i zamyka proces. Przy kolejnym wakacie wszystko zaczyna się od zera. Taki model działa, dopóki rynek dostarcza kandydatów. Gdy ich brakuje, firma płaci za to wydłużonym czasem obsadzenia stanowisk, kosztami agencji i projektami, które czekają na ludzi. Według raportu ManpowerGroup „Niedobór talentów 2026” trudności z obsadzaniem stanowisk zgłasza 57% pracodawców w Polsce, a Tomasz Walenczak, dyrektor generalny ManpowerGroup Polska, ocenia, że rynek pracy przesuwa się z niedoboru ilościowego w stronę niedoboru jakościowego – firmy rezygnują z masowych zatrudnień na rzecz pozyskiwania wysoko specjalistycznych umiejętności.

Dlatego coraz więcej organizacji mówi o talent acquisition, czyli pozyskiwaniu talentów. Teza tego artykułu: pozyskiwanie talentów nie jest nową nazwą rekrutacji, tylko szerszym, ciągłym systemem, który łączy plany biznesowe z marką pracodawcy, sourcingiem, selekcją i wdrożeniem nowych pracowników. Rekrutacja jest jego częścią – ważną, ale nie jedyną.

Talent acquisition – co to jest?

Talent acquisition to strategiczne, długofalowe podejście do pozyskiwania pracowników, w którym organizacja z wyprzedzeniem określa, jakich kompetencji będzie potrzebować, buduje dostęp do kandydatów i zatrudnia osoby, które pomogą zrealizować cele biznesowe.

SHRM, amerykańskie stowarzyszenie specjalistów HR, w opisie swojego programu certyfikacyjnego (stan na listopad 2026) ujmuje to podobnie: pozyskiwanie talentów wykracza poza obsadzanie wolnych stanowisk i obejmuje identyfikowanie, przyciąganie i zatrzymywanie właściwych osób, tak by wspierały cele strategiczne i długoterminowy rozwój firmy.

Najważniejsze cechy tego podejścia:

horyzont dłuższy niż jeden wakat – planowanie obejmuje kolejne kwartały i lata, a nie tylko bieżące potrzeby;
ciągłość – kontakt z potencjalnymi kandydatami trwa także wtedy, gdy firma nie prowadzi rekrutacji;
powiązanie z biznesem – priorytety wynikają ze strategii firmy, a nie wyłącznie ze zgłoszeń menedżerów;
mierzenie efektów – liczy się nie tylko szybkość zatrudnienia, ale też jakość i trwałość zatrudnień.

Talent acquisition po polsku: jak to nazywać

Najtrafniejszym polskim odpowiednikiem jest „pozyskiwanie talentów”. W polskich firmach funkcjonują też nazwy „dział pozyskiwania talentów” lub „zespół ds. pozyskiwania pracowników”. Angielska nazwa pozostaje w użyciu głównie w tytułach stanowisk, nazwach działów międzynarodowych firm i w raportach branżowych – dlatego warto ją znać, ale w komunikacji wewnętrznej spokojnie można posługiwać się polskim określeniem. Dosłowne tłumaczenia w rodzaju „akwizycja talentów” brzmią sztucznie i lepiej ich unikać.

Czym pozyskiwanie talentów różni się od klasycznej rekrutacji

Różnica nie polega na narzędziach, tylko na punkcie wyjścia i horyzoncie działania. Klasyczna rekrutacja zaczyna się od wakatu. Pozyskiwanie talentów zaczyna się od pytania, jakich ludzi firma będzie potrzebować i skąd ich weźmie.

Obszar

Klasyczna rekrutacja

Pozyskiwanie talentów

Punkt startu

Zgłoszony wakat

Plan biznesowy i plan zatrudnienia

Horyzont

Tygodnie, jeden proces

Kwartały i lata, wiele procesów

Tryb działania

Reaktywny

Wyprzedzający

Główne kanały

Ogłoszenia, agencje

Marka pracodawcy, sourcing, własna baza, polecenia, mobilność wewnętrzna

Relacja z kandydatem

Kończy się wraz z procesem

Utrzymywana także po procesie

Typowe mierniki

Czas obsadzenia, liczba aplikacji

Dodatkowo jakość zatrudnienia, retencja, koszt w podziale na kanały

Rola HR

Wykonawca zlecenia

Partner przy planowaniu zatrudnienia

Nie oznacza to, że klasyczna rekrutacja jest gorsza. W wielu firmach – zwłaszcza mniejszych lub zatrudniających rzadko – w zupełności wystarcza. Pozyskiwanie talentów ma sens tam, gdzie zatrudnianie jest częste, kompetencje trudno dostępne, a koszt nietrafionej lub spóźnionej decyzji wysoki.

Z czego składa się system pozyskiwania talentów

Planowanie zatrudnienia

Punktem wyjścia jest plan: jakie role i kompetencje będą potrzebne, w jakim czasie i w jakiej lokalizacji. Gartner w komunikacie z lutego 2026 roku podaje, że w badaniu 426 dyrektorów HR z lipca 2025 roku 42% wskazało strategiczne planowanie zasobów ludzkich jako jeden z najważniejszych priorytetów. Gartner opisuje je jako planowanie kompetencji potrzebnych do realizacji celów w perspektywie trzech–pięciu lat – w odróżnieniu od rekrutacji, która planuje role na najbliższy rok. Ten sam komunikat wskazuje, że tylko 31% działów rekrutacji wykorzystuje dane o rynku pracy do kształtowania strategii biznesowej i kadrowej.

Marka pracodawcy i propozycja wartości

Kandydat porównuje oferty. Liczą się wynagrodzenie, zakres pracy, możliwości rozwoju, elastyczność i benefity. Spójna, wiarygodna propozycja wartości pracodawcy ułatwia każdy kolejny proces, bo kandydaci już wiedzą, czego mogą się spodziewać. Elementem tej propozycji jest pakiet świadczeń – o tym, jak go budować i komunikować, piszemy w artykule Benefity pracownicze w rekrutacji. Firmy, które chcą dać pracownikom swobodę wyboru świadczeń, mogą sięgnąć np. po eVouchery Nais – rozwiązanie Nais, spółki z tej samej grupy co ShareHire.

Sourcing i pula kandydatów

Pozyskiwanie talentów zakłada, że firma nie czeka, aż kandydaci sami się zgłoszą. Aktywnie dociera do osób, które nie szukają pracy, i utrzymuje z nimi kontakt. Szczegóły opisujemy w tekstach Rekrutacja pasywna i Własna baza kandydatów do pracy.

Rekrutacja wewnętrzna i polecenia

Najbliżej firmy są jej obecni pracownicy – jako kandydaci na nowe stanowiska i jako osoby, które mogą polecić kogoś ze swojej sieci kontaktów. Dobrze zaplanowane pozyskiwanie talentów zawsze sprawdza najpierw te dwa źródła. Kiedy lepiej postawić na awans wewnętrzny, a kiedy na kandydata z zewnątrz, wyjaśniamy w artykule Rekrutacja wewnętrzna i zewnętrzna. Jak uporządkować polecenia – w poradniku Program poleceń pracowniczych od A do Z.

Selekcja i doświadczenie kandydata

Nawet najlepiej zasilony lejek nic nie da, jeśli proces selekcji jest nieczytelny, zbyt długi lub źle oceniany przez kandydatów. Pozyskiwanie talentów obejmuje więc także dobór metod oceny i dbałość o kontakt z kandydatem na każdym etapie. Zobacz: Metody rekrutacji i selekcji pracowników oraz Candidate experience – co to jest i jak je badać.

Wdrożenie i retencja

Proces nie kończy się na podpisaniu umowy. Jeśli nowa osoba odchodzi po kilku miesiącach, cały wysiłek trzeba powtórzyć. Dlatego miernikiem skuteczności pozyskiwania talentów jest także to, jak nowi pracownicy przechodzą wdrożenie i czy zostają w firmie. Pomocne będą teksty Onboarding pracownika krok po kroku i Retencja pracowników.

Talent acquisition management: jak zarządzać tą funkcją

Zarządzanie pozyskiwaniem talentów to organizowanie ludzi, procesów i danych tak, by firma zatrudniała przewidywalnie. W praktyce obejmuje kilka obszarów.

Role w zespole

W większych organizacjach spotyka się zwykle następujące role (nazwy różnią się między firmami):

kierownik lub dyrektor ds. pozyskiwania talentów – odpowiada za strategię, budżet, wskaźniki i współpracę z zarządem;
partner ds. pozyskiwania talentów lub rekruter – prowadzi procesy dla wybranych działów i doradza menedżerom;
specjalista ds. sourcingu – aktywnie wyszukuje kandydatów i prowadzi pierwszy kontakt;
koordynator rekrutacji – organizuje spotkania, dokumentację i komunikację z kandydatami;
specjalista ds. marki pracodawcy – odpowiada za komunikację firmy jako pracodawcy.

W małych firmach wszystkie te zadania wykonuje często jedna lub dwie osoby. Wtedy szczególnie ważne jest ustalenie priorytetów: które działania prowadzić stale, a które tylko przy konkretnym wakacie.

Procesy i technologia

Podstawą jest jeden, spójny przebieg procesu dla całej firmy i system, w którym zapisuje się dane o kandydatach i źródłach. Najczęściej jest to ATS – o tym, kiedy firma go potrzebuje i jak go wybrać, piszemy w artykule ATS – co to jest i czy Twoja firma go potrzebuje. Przegląd innych kategorii narzędzi zawiera tekst Narzędzia rekrutacji i selekcji.

Coraz większą rolę odgrywa sztuczna inteligencja. W raporcie LinkedIn „Future of Recruiting 2025” 37% organizacji deklarowało, że wdraża lub testuje narzędzia generatywnej AI w rekrutacji (rok wcześniej 27%). Osoby, które z nich korzystały, szacowały oszczędność czasu na około 20% tygodnia pracy. O tym, gdzie AI realnie pomaga, a gdzie szkodzi, piszemy w tekście AI w rekrutacji.

Współpraca z biznesem

Pozyskiwanie talentów działa tylko wtedy, gdy zespół HR zna plany biznesu z wyprzedzeniem. Praktyczne narzędzia to cykliczne przeglądy planu zatrudnienia z kadrą kierowniczą, wspólne ustalanie profili stanowisk i regularne raporty o sytuacji na rynku pracy.

Jak mierzyć skuteczność pozyskiwania talentów

Wskaźniki powinny odpowiadać na trzy pytania: jak szybko, jak drogo i jak dobrze firma zatrudnia. Najczęściej stosowane mierniki:

Wskaźnik

Co mierzy

Czas obsadzenia stanowiska

Dni od zatwierdzenia wakatu do przyjęcia oferty

Koszt zatrudnienia

Łączne koszty rekrutacji podzielone przez liczbę zatrudnień, najlepiej w podziale na kanały

Odsetek przyjętych ofert

Przyjęte oferty ÷ złożone oferty × 100%

Udział źródeł

Jaka część zatrudnień pochodzi z ogłoszeń, sourcingu, poleceń, rekrutacji wewnętrznej

Jakość zatrudnienia

Ocena po okresie próbnym, wyniki pracy, opinia menedżera

Retencja nowych pracowników

Odsetek osób, które zostają w firmie po 6 i 12 miesiącach

Zadowolenie kandydatów i menedżerów

Wyniki krótkich ankiet po zakończeniu procesu

Jak wygląda to w praktyce dużych rynków? Według SHRM (2025 Benchmarking, Recruiting; badanie 2371 członków SHRM w USA) średni koszt zatrudnienia wyniósł 5475 dolarów przy zatrudnieniach poniżej poziomu kadry zarządzającej (nonexecutive) i 35 879 dolarów przy zatrudnieniach na stanowiska kadry zarządzającej (executive), a jakość zatrudnienia mierzy tylko 20% organizacji. To dane z rynku amerykańskiego, więc nie należy ich przenosić wprost na polskie realia – dobrze jednak pokazują, że koszt zatrudnienia rośnie wraz z poziomem stanowiska, a jakość zatrudnienia wciąż jest mierzona rzadko. Raport LinkedIn „Future of Recruiting 2025” wskazuje podobny problem: 89% specjalistów ds. pozyskiwania talentów uważa, że mierzenie jakości zatrudnienia będzie coraz ważniejsze, ale tylko 25% jest bardzo pewnych, że ich organizacja robi to skutecznie.

Szczegółowe wzory i interpretację wskaźników znajdziesz w artykułach KPI w rekrutacji i HR oraz Ile kosztuje rekrutacja pracownika?.

Kiedy firma potrzebuje pozyskiwania talentów, a kiedy wystarczy rekrutacja

Pozyskiwanie talentów jako osobna funkcja ma sens, gdy firma spełnia przynajmniej część poniższych warunków:

zatrudnia regularnie, a nie kilka razy w roku;
szuka kompetencji trudno dostępnych na rynku lub w swoim regionie;
planuje wzrost, wejście na nowy rynek lub otwarcie nowej lokalizacji;
ponosi wysokie koszty agencji rekrutacyjnych;
traci kandydatów na rzecz konkurencji na etapie oferty;
obserwuje wysoką rotację w pierwszym roku pracy.

Jeśli firma zatrudnia rzadko, a stanowiska są łatwe do obsadzenia, rozbudowana funkcja nie jest potrzebna. Warto wtedy przejąć kilka elementów: prosty plan zatrudnienia na rok, uporządkowaną bazę kandydatów i program poleceń.

Pierwsze kroki: jak przejść od rekrutacji do pozyskiwania talentów

Zbierz dane o obecnych procesach. Czas obsadzenia, koszty, źródła zatrudnień i odejścia w pierwszym roku pokażą, gdzie są największe straty.
Ustal plan zatrudnienia z zarządem. Wystarczy prosta lista ról, które będą potrzebne w ciągu 12 miesięcy, z oznaczeniem stanowisk krytycznych.
Wybierz stanowiska do działań wyprzedzających. Dla najtrudniejszych ról zacznij budować pulę kandydatów, zanim pojawi się wakat.
Uporządkuj źródła wewnętrzne. Sprawdź, czy pracownicy wiedzą o otwartych stanowiskach i mogą łatwo polecać znajomych lub zgłaszać się sami.
Wzmocnij propozycję wartości pracodawcy. Opisz uczciwie, co firma oferuje – wynagrodzenie, rozwój, elastyczność, benefity – i dbaj o spójność tego przekazu we wszystkich kanałach.
Wprowadź przegląd wskaźników. Raz na kwartał analizuj koszty, czas i jakość zatrudnień w podziale na kanały, a wnioski przekładaj na budżet.

Podsumowanie

Talent acquisition, czyli pozyskiwanie talentów, to szersze i bardziej wyprzedzające podejście niż klasyczna rekrutacja. Zaczyna się od planu zatrudnienia, obejmuje markę pracodawcy, sourcing, rekrutację wewnętrzną i polecenia, selekcję oraz wdrożenie, a jego skuteczność mierzy się nie tylko szybkością, ale też jakością i trwałością zatrudnień. Nie każda firma potrzebuje rozbudowanego działu – ale każda może przejąć z tego podejścia kilka praktyk, które obniżają koszty i skracają czas obsadzania stanowisk.

Jednym z najprostszych elementów takiego systemu jest program poleceń pracowniczych: wykorzystuje sieci kontaktów obecnego zespołu i daje dane, które pozwalają porównać polecenia z innymi kanałami. ShareHire pomaga go zaprojektować, uruchomić i mierzyć. Jeśli chcesz sprawdzić, jak polecenia mogą wspierać pozyskiwanie talentów w Twojej firmie, poznaj ShareHire.